Wywiady

Twórz, zarządzaj i zmieniaj – bez kodowania – wywiad z Łukaszem Wróblem, wiceprezesem WEBCON

WEBCON to polska firma, która od 2006 roku tworzy oprogramowanie klasy Business Process Management (BPM). Z Łukaszem Wróblem, wiceprezesem firmy rozmawiamy o autorskim systemie WEBCON Business Process Suite wykorzystywanym do zarządzania biznesem przez największe krajowe i międzynarodowe przedsiębiorstwa m.in. z branży budownictwa, edukacji, energetyki, finansów, handlu detalicznego, motoryzacji, produkcji, przemysłu spożywczego, sektora publicznego, transportu, usług i farmacji.

Dodaj komentarz
Jesteście już jedenaście lat na rynku, jak to się zaczęło?

Zaczęło się od decyzji naszego prezesa o odejściu z krakowskiej firmy informatycznej Comarch i zbudowaniu czegoś zupełnie nowego. Miała to być hurtownia danych i rozwiązań do ich analizy tzw. business intelligence. Natomiast w praktyce, przy pierwszych kontaktach z klientami, okazało się, że jest bardzo wiele procesów, które przedsiębiorcy chcieliby analizować, ale dane do nich znajdują się m.in. w emailach, plikach na dyskach różnych komputerów w biurze i trudno je zebrać w jednym miejscu. I tak pojawiła się potrzeba zbudowania aplikacji biznesowych. W oparciu o istniejące wówczas technologie Microsoft firma zaczęła tworzyć pierwsze aplikacje. Dość szybko okazało się jednak, że co prawda udawało się je dostarczać, ale po 2-3 miesiącach, kiedy klient chciał wprowadzać zmiany, pojawiały się problemy. Zapanowanie nad tym było na tyle trudne, że w pewnym momencie klienci zaczęli stawiać ultimatum – albo coś z tym zrobimy albo nie stać nas na tego typu rozwiązania. Było wiadomo, że zmiany w aplikacjach będą pojawiać się cały czas a my nie byliśmy w stanie szybko na nie reagować i na bieżąco dostarczać klientowi potrzebnych modyfikacji. I tak właśnie pojawił się pomysł na produkt, który jest zupełnie inny od tego typu rozwiązań istniejących na rynku. To biznes pokazał nam kierunek i to, co jest istotne –najważniejsza była elastyczność i umiejętność dostosowania się do oczekiwań rynku.

I tak powstał WEBCON BPS – jak działa ten system?

Myślę, że najprościej będzie wyjaśnić to na przykładzie.

Jeśli potrzebujemy zaksięgować fakturę, to wykorzystamy do tego narzędzia do kalkulacji lub jeden z systemów informatycznych szeroko dostępnych na rynku. Jednak w przypadku bardziej skomplikowanych procesów, niestandardowych (np. takich jak badania sensoryczne alkoholu prowadzone w firmie CEDC) to okaże się, że aplikacje, które mogłyby wesprzeć tego typu badania i ułatwić nam pracę albo nie istnieją, albo są dostępne, ale ich użycie oznacza konieczność rezygnacji z wypracowanych przez firmę dobrych praktyk. W efekcie, zamiast korzystać z dopasowanej do nas aplikacji, musimy notować wyniki badań na papierze lub w Excelu.

Takich procesów w firmach jest bardzo wiele – związanych z akceptacjami umów, faktur, kosztów, wnioskami urlopowymi, czy też tworzeniem nowych produktów, otwieraniem nowych sklepów czy oddziałów. To są zespoły zadań i informacji, które trzeba użytkownikom dostarczyć w sposób przejrzysty, prosty i łatwo dostępny.

Wyobraźmy sobie, że chcemy się dowiedzieć, jakie zadania trzeba wykonać i na jakim etapie realizacji projektu jesteśmy. I jeśli informacje na ten temat umieszczane są w emailach, załącznikach do nich, w wielu plikach na dyskach komputerów różnych osób, to jak możemy odpowiedzieć na pytanie np. „na jakim etapie znajduje się każda z 43 umów jakie właśnie realizujemy?” albo „na jakim etapie jest otwarcie naszego nowego sklepu w Londynie?” To bardzo proste pytania, istotne dla każdego biznesu, ale czasem trudno na nie odpowiedzieć, bo jeśli dany projekt realizujemy korzystając z różnych, niezintegrowanych kanałów komunikacji, to w praktyce nie mamy nad nim kontroli.

Zwłaszcza, kiedy jedna z osób pracujących nad danym zadaniem jest nieobecna…

Dokładnie! I to jest bardzo ważny aspekt tej sprawy: umieszczenie tego typu danych w jednym systemie informatycznym nie tylko powoduje, że wszystkie czynności, zadania stają się przejrzyste i widoczne w organizacji, ale również na jakim są etapie, jaki mają status, kto w danym momencie jest za nie odpowiedzialny, na kogo, być może, czekamy. A z drugiej strony jesteśmy w stanie przy takim rozwiązaniu informatycznym zamodelować przebieg takiego procesu. Co to oznacza? Weźmy np. rozliczanie delegacji zagranicznych – jest to proces dość skomplikowany, ale w każdej firmie jest zawsze jeden człowiek (najczęściej z działu księgowości), który potrafi to zrobić. A co jeśli tej osoby nie będzie, bo pójdzie na urlop albo po prostu zmieni pracę? Wszystko leży… Leży cała procedura!

Niestety w procesach biznesowych jesteśmy bardzo zależni od osób, które są specjalistami w danym obszarze, które go kontrolują i są w stanie zarządzać danym procesem, mimo że jest oparty np. na emailach – wiedzą, co się dzieje w danym momencie zadania i mogą podpowiedzieć innym pracownikom, co i jak należy zrobić. I to jest fajne, ale ludzie niestety chorują, odchodzą… a to stanowi poważny problem dla dużych organizacji. Jeśli mamy zatem w swoich firmach zapisane na papierze procedury, regulujące takie, a nie inne zasady postępowania, możemy być pewni, że w praktyce można stworzyć aplikację biznesową, która sprawi, że taki sposób postępowania będzie egzekwowany systemowo.

Innymi słowy – składając wniosek do rozliczenia wspomnianej wcześniej delegacji zagranicznej, tradycyjnie muszę go wypełnić (z pomocą kogoś, kto wie, jak to zrobić!), potem muszę się zastanowić, do kogo mam to odesłać, co dalej z nim zrobić – tymczasem system informatyczny sprawia, że po pierwsze uzupełnienie wszystkich formularzy jest proste i jestem prowadzony przez system jak „za rękę”, co więcej, wypełniony wniosek trafia automatycznie do osoby odpowiedzialnej za jego akceptację.

A na czym polega innowacyjność Waszego systemu?

Oczywiście, każdy system można zaprogramować, napisać, w oparciu o dostarczone wymagania. Nasz system to rozwiązanie typu no code, tzn. tworzymy „klocki”, które można układać zgodnie z potrzebami danego biznesu – wszystko można „wyklikać”, „przeciągnąć i upuścić”, korzystając z interfejsu graficznego, bez potrzeby pisania kodu. To, co robimy jest rewolucyjne dlatego, że efekty pracy widać w zasadzie od razu i niesamowicie łatwo jest wprowadzać zmiany – zarówno kiedy aplikację tworzymy, jak i wtedy, gdy musimy ją zmodyfikować, gdy działa już produkcyjnie.

I jaki jest tego efekt? Jesteśmy w stanie szybciej zbudować i dostarczyć więcej rozwiązań dla biznesu, a co najważniejsze – bardzo łatwo możemy je utrzymywać, a w razie potrzeby -modyfikować. To jest bardzo istotne, bo przecież procesy np. związane z akceptacją danego produktu zmieniają się, mogą ulegać modyfikacjom nawet kilka razy w ciągu miesiąca i jeżeli system informatyczny nie będzie w stanie za tymi zmianami nadążyć, to może się okazać, że zamiast wspierać proces – ogranicza go. Konfigurowanie, a nie kodowanie systemu, pozwala nam na szybkie zmiany i wprowadzanie ich na bieżąco. Można wręcz z minuty na minutę zmieniać w aplikacji to, co jest niezbędne, tak by firma prawidłowo funkcjonowała. By procesy krytyczne dla danego biznesu były nieustanie pod kontrolą.

Co więcej, technologia ta, nazywana przez nas InstantChangeTM, pozwala wszystko zmieniać i modyfikować, bardzo niskim nakładem kosztów i czasu. Oczywiście to nie jest tak, że zmiany można wprowadzać całkowicie bez ograniczeń budżetu. Niemniej jednak, zasoby, jakie mamy przeznaczone na przygotowanie projektu, pozwalają na wprowadzanie dużej ilości zmian. Dzięki temu, zapobiegamy sytuacji, w której po stronie biznesu czy też zewnętrznego dostawcy występuje dyskomfort, że koszty są wyższe niż było ustalone na początku.

Każda firma liczy się z wydatkami i ważne jest, aby w perspektywie uruchomienia w firmie dużej ilości nowych aplikacji biznesowych, pamiętać o kosztach ich dostarczenia, wdrożenia oraz utrzymania i rozwoju w przyszłości. Ważne jest, by użytkownikom dostarczyć jeden interfejs, utrzymywać jedną platformę, zarządzać jednym zestawem kosztów.

To dlatego klienci tak chętnie wybierają Wasze rozwiązania?

Tak! Żyjemy w czasach cyfrowej transformacji, która polega na tym, że pojawia się całe mnóstwo technologii, które stymulują biznes, pomagają mu się rozwijać – szybciej niż kiedykolwiek. Chyba wszyscy zdajemy sobie z tego sprawę. I jeżeli my dzisiaj nie jesteśmy w stanie z naszym biznesem nadążyć za zmianami, to wypadamy z rynku. Firmy potrzebują właśnie takich rozwiązań i narzędzi, które nie tylko potrafią usprawnić ich procesy biznesowe, ale przede wszystkim dają pewność, że jak proces się zmieni, to i aplikacja dostosuje się do tego i będzie stymulantem, a nie ogranicznikiem rozwoju.

Poza tym, dzięki naszemu systemowi cała historia procesu zostaje zapisana i jest w jednym miejscu. Wiemy, kto co zaakceptował, co z czego wynika itd. Musimy pamiętać, że siłą procesu biznesowego jest to, że takie właśnie małe fragmenty jesteśmy w stanie zautomatyzować w 15, 30, 70 miejscach w firmie, a potem je razem połączyć. Jeśli ja zrobię coś w jednym miejscu, a jednocześnie ktoś dostanie informacje i zadanie w zupełnie innym miejscu w firmie, to połączenie wszystkich fragmentów jest równocześnie usprawnieniem komunikacji. Może jest ona prosta w firmie kilkuosobowej, ale kiedy biznes zaczyna rosnąć, powstają nowe oddziały, lokalizacje w innych krajach – pojawia się problem. Narzędzia, które klienci wdrażają w oparciu o WEBCON BPS, są bardzo kompleksowe i obsługują całą firmę, a co najważniejsze – poszczególne procesy są połączone – jak w żywym organizmie. Z jednej strony automatyzujemy procesy na poziomie poszczególnych działów, a z drugiej strony tworzymy platformę do zarządzania całą firmą, dzięki czemu działa ona po prostu sprawnie.

Jak dbacie o ciągły rozwój swojego produktu?

Służą temu między innymi spotkania typu WEBCON DAY, które organizujemy co roku. Gromadzą one naszych klientów i partnerów biznesowych, dzięki czemu zbieramy bardzo dużo opinii, ale też pomysłów na zastosowanie systemu. Przede wszystkim dowiadujemy się, w jaki sposób firmy wykorzystują go i jak sami wewnętrznie z jego pomocą realizują wiele ciekawych projektów.

To dla nas bardzo istotna informacja z punktu widzenia planowania, co w kolejnych wersjach powinniśmy zrobić i czego klienci faktycznie potrzebują. W tym właśnie tkwi potężna siła tego systemu – klienci doceniają to, że nie jest to rozwiązanie akademickie, tylko takie, które sprawdza się w praktyce. Stałym punktem programu naszych spotkań jest tzw. Rada Programowa, w czasie której przedstawiamy naszym stałym klientom plany na kolejną wersję systemu, jak również krótko- lub długoterminowe pomysły i wspólnie dyskutujemy, czy dane elementy są potrzebne czy nie.

Obserwujemy np. taki trend, że przedsiębiorcy wykorzystują naszą platformę już nie tylko do usprawnienia procesów wewnątrz firmy, ale także do współpracy z kontrahentami. Odpowiadając na to zapotrzebowanie, wprowadziliśmy w nowej wersji możliwości wpuszczenia ich do tego systemu w sposób maksymalnie prosty, tak by również zewnętrzne procesy biznesowe przebiegały sprawnie.

Czyli wszystko zgodnie z naszą zasadą „Twórz, zarządzaj i zmieniaj – bez kodowania”.

 

Szczegółowe informacje: WEBCON 

Fotografia © z archiwum prywatnego Łukasza Wróbla

Poleć innym