W momencie, gdy Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia) stanie się dniem wolnym od pracy, dla działów kadrowo-płacowych wprowadzi to skutki, o których warto pamiętać przez cały 2025 rok. Z uwagi na to, że nowe prawo zacznie obowiązywać 1 lutego – cały przyszły rok będzie pod tym względem dla działów HR „przejściowy”. Na co należy zwrócić uwagę?
Modyfikacja współczynnika do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami (§ 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.), współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Nowy dzień wolny od pracy automatycznie wpłynie więc na wysokość współczynnika. Obecnie współczynnik ten na 2025 r. wynosi 20,83; po uwzględnieniu Wigilii – będzie to 20,75.
W mojej ocenie, z uwagi na wejście w życie przepisu 1 lutego 2025 r., w nadchodzącym roku pracodawca będzie zobowiązany zastosować dwa różne współczynniki za ekwiwalent. W odniesieniu do pracowników, z którymi stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu najpóźniej 31 stycznia 2025 r. – należy stosować „stary współczynnik”. Natomiast w przypadkach, gdzie stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu 1 lutego 2025 r. i później – pracodawca będzie mieć obowiązek zastosowania „nowego współczynnika”. Nie ma w tym wypadku znaczenia termin naliczenia i wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, ponieważ prawo do ekwiwalentu pojawia się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Konieczność ponownego zaplanowania harmonogramów czasu pracy. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy u danego pracodawcy obowiązuje 12–miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, a dodatkowo pracodawca ten planuje pracę na cały ten 12 – miesięczny okres rozliczeniowy. Dotyczy to zwłaszcza branż, których działalność podlega wahaniom na przykład z powodu nierównomiernie pojawiających się zamówień lub z powodu sezonowości prac. W takim wypadku harmonogram czasu pracy planowany aktualnie na 2025 r. nie powinien jeszcze uwzględniać dnia wolnego przypadającego w Wigilię Bożego Narodzenia. Przepisy wprowadzające ten dzień wolny wejdą w życie od 1 lutego, zatem dopiero od tego dnia pracodawca powinien uwzględnić dzień wolny i ponownie „przeplanować” harmonogram czasu pracy. Alternatywą jest możliwość uwzględnienia nowego dnia wolnego od pracy w aktualnie planowanych harmonogramach czasu pracy. Obie metody są dopuszczalne, jednak obie wymagają podjęcia decyzji, w jaki sposób i kiedy Wigilia zostanie uwzględniona w harmonogramie czasu pracy na 2025 rok.
Komentarz: Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska